Якщо ви їдете у відпустку, вам доведеться залишити все пов’язане і добре пов’язане. Якщо ви зазвичай спілкуєтеся зі своїми клієнтами, співавторами та колегами по електронній пошті, вам буде потрібно активувати так звані автоматичні відповіді, щоб повідомити їх про те, що ви насолоджуєтесь відпочинком, і що до вашого повернення ви не зможете відповісти їм для управління їхнім запитом. . Буквально кілька днів тому ми розповіли вам, як активувати автоматичну відповідь у Gmail . Однак, якщо ви використовуєте Outlook, вам доведеться дотримуватися іншої процедури. Налаштування займе лише кілька хвилин. Ви переконаєтесь, що це дуже легко, якщо дотримуватись таких порад:
1) Якщо ви використовуєте Outlook 2010, вам потрібно буде лише відкрити програму та натиснути меню Файл> Інформація> Автоматичні відповіді .
2) Клацніть на кнопку Автоматичні відповіді та виберіть опцію Надіслати автоматичні відповіді . Меню налаштування швидко активується. Своєрідний помічник, в якому ви можете написати повідомлення, яке хочете надіслати своїм контактам.
3) По-перше, звичайно, вам доведеться вибрати, як довго ви хочете надсилати відповідь із- за меж офісу людям, які з вами зв’язуються. Ви можете вибрати діапазон дат , наприклад, від дня, коли ви починаєте відпочивати, до того самого дня, коли повернетесь. Якщо ви не вказали дату завершення , вам доведеться деактивувати надсилання повідомлень вручну, повертаючись до своїх кроків та змінюючи установки.
4) Тепер ви можете написати своє повідомлення. У нижній частині меню ви знайдете біле поле, в яке можна додати текст, якщо потрібно, відредагувавши шрифт, розмір та кольори та ввівши посилання, якщо ви хочете перенаправити своїх відправників на певний веб-сайт.
На цьому етапі ми повинні сказати вам, що ви можете налаштувати два типи повідомлень . Один для тих, хто перебуває у вашій організації (якщо ви хочете сказати їм, що вас немає, хоча вони, швидше за все, вже знають), а інший для тих, хто перебуває зовні, людям, які не повинні знати, що ви перебуваєте у відпустці, щоб Якщо ви не повідомили їх особисто.
5) Нарешті, у вас також є можливість створювати правила, щоб система автоматичного реагування була максимально ефективною і не стала машиною для бомбардування повідомлень усім. Деякі параметри, що налаштовуються, дозволяють переслати вхідне повідомлення іншому співробітнику, який може відповісти або вирішити справу за вас, переслати повідомлення на інший акаунт Gmail або Hotmail, щоб ми могли переглянути його через наші приватні облікові записи, видалити повідомлення від певних відправників або упорядковуйте повідомлення в папки, щоб, повернувшись до роботи, ми не опинились у абсолютно хаотичному вхідних повідомленнях.
Щоб додати будь-яке з цих правил (існує безліч варіантів класифікації та управління повідомленнями, поки нас немає), вам потрібно буде лише натиснути кнопку Додати правило або Редагувати правило, щоб змінити його.
Фото: Рік Скаллі та TripShake