Outlook - один з найпопулярніших інструментів електронної пошти . Ми використовуємо цю програму протягом багатьох років для управління електронною поштою. Не дивно, що це ефективна система, наділена незліченними інструментами, які дуже допомагають нам бути організованими.
І це те, що окрім того, що Outlook працює як лоток для електронної пошти, Outlook також функціонує як порядок денний і дозволяє нам налаштовувати попередження для будь-якої події чи завдання . Сьогодні ми вирішили відповісти на 20 практичних питань Outlook. Сподіваємось, вони вам знадобляться.
1. Чи можу я використовувати комбінації клавіш?
Звичайно. Це одна з найбільш практичних функцій, яку мають усі програми в наборі Microsoft Office. Якщо ви вивчите ці комбінації клавіш, ви зможете швидше керувати поштою . Найбільш використовуваними є такі:
- Alt + S : Надіслати електронний лист
- Ctrl + R : відповідь на електронне повідомлення
- Ctrl + M : надсилання та отримання електронних листів
- Alt + W : перейти до наступного електронного листа або перейти до щотижневого перегляду календаря
- Alt + R : відповісти всім або перейти до щотижневого робочого календаря
- Ctrl + G : Відкрийте поле "Перейти до дати", щоб перейти до дня, який ми хочемо побачити в календарі
2. Чи можна більш автоматичним способом видалити повідомлення, які мене не цікавлять?
Так. І це хороший спосіб швидше керувати своїми повідомленнями. Все, що вам потрібно зробити, це створити правило. Наприклад, якщо ви зацікавлені у видаленні повідомлень від певного відправника, вам просто потрібно зробити наступне: клацнути повідомлення правою кнопкою миші, а потім вибрати Створити правило. Поставте прапорець Видалити та вкажіть відправника . Коли закінчите, не забудьте натиснути на Створити правило або OK.
3. Чи можна створити один або кілька підписів для електронних листів?
Звичайно. Це одна з найбільш класичних функцій Outlook. Якщо ви хочете створити підпис або різні підписи для своїх електронних листів, вам потрібно зробити наступне: написати новий електронний лист, відкривши нове повідомлення. Натисніть кнопку Підпис, щоб налаштувати його: у вас є можливість додати скільки завгодно.
Коли ви хочете додати його до повідомлення електронної пошти, вам просто потрібно натиснути на нього, щоб він автоматично вставлявся . Повторіть той самий процес для всіх підписів, які потрібно включити.
4. Як я можу заощадити час написання повідомлення?
Існує функція, яка дозволяє нам вставляти певні швидкі елементи в текст. Це можуть бути фрази або фрагменти, які ви часто пишете. Щоб автоматично додати їх до електронного листа, виділіть текст і натисніть Швидкі елементи> Вставити . Введіть ім'я. Ви можете вставити їх коли завгодно, і вам не потрібно буде їх переписувати.
5. Як вставити зображення в пошту?
Якщо ви хочете вставити зображення в електронний лист, щоб воно відображалося з доданим текстом, це також легко для вас. Замість того, щоб додавати вкладення, натисніть меню Вставка> Зображення або Кліпарт. Зображення буде вставлено безпосередньо в тіло повідомлення, і ви зможете редагувати та змінювати розмір, як завгодно.
6. Як зробити пошук більш ефективним?
Ви можете часто шукати те саме. Наприклад, електронні листи, які надсилає вам Марта. Щоб зробити ці пошуки більш ефективними, ви можете налаштувати папку пошуку. Створіть нову папку пошуку , вибираючи різні параметри за замовчуванням (конкретні люди, важливі електронні листи ...) та налаштовуючи власний пошук.
Щоб швидше знаходити повідомлення, ви також можете використовувати фільтри. За допомогою параметра Фільтрувати електронну пошту ви можете вибрати вкладку Домашня сторінка та вибрати тип електронних листів, які ви хочете бачити: непрочитані, вибрати категорії, із вкладеннями чи ті, що надійшли цього тижня.
7. Чи можу я краще упорядкувати свою пошту?
Є розділ, з якого ви можете створювати правила. Це означає, що якщо ви хочете, ви можете виконувати різні автоматичні дії з електронною поштою. І це значно полегшить вам справи. Просто натисніть кнопку меню Правила та попередження .
Виберіть Нове правило, щоб налаштувати параметр, який ви розглядаєте . Ви побачите, що під час отримання електронних листів від когось ви можете позначати повідомлення певної особи для подальшого спостереження, переміщувати повідомлення до певних папок або відтворювати певні звуки. Варіанти дуже широкі і повністю налаштовуються.
8. Що робити, якщо я хочу надіслати повідомлення, не показуючи жодного одержувача?
Це дуже простий жест, але багато людей про це забувають. І це трапляється дуже часто. Якщо ви хочете надсилати повідомлення, не показуючи жодних одержувачів, все, що вам потрібно зробити в Outlook, - це додати всіх одержувачів у поле Ск. Таким чином, ніхто не побачить, хто ще отримав повідомлення.
9. Чи можна запланувати надсилання електронного листа в певний час?
Планування електронного повідомлення досить просто. У відповідному повідомленні натисніть кнопку Затримка доставки. Тут ви можете вибрати час, коли ви хочете надіслати повідомлення, та багато інших варіантів. Таким чином, ви можете доставити своє повідомлення у потрібний час.
10. Як налаштувати автоматичну відповідь?
Настав час відпустки, тому вам доведеться налаштувати класичні автоматичні відповіді на повідомлення. Вони дуже корисні, щоб попередити наших контактів про те, що ми не будемо доступні протягом певних днів. Щоб налаштувати його, виберіть Файл> Автоматичні відповіді> Надіслати автоматичні відповіді.
Ви можете встановити певний інтервал для автоматичного надсилання цих повідомлень. Хоча ви також можете вимкнути відповіді вручну. У просторі всередині моєї організації вам доведеться написати відповідь, яка вас цікавить, і натиснути кнопку ОК.
11. Чи можу я додати нотатки чи нагадування?
Звичайно, ми вже вказували, що Outlook є дуже корисним інструментом для управління електронною поштою, а також для роботи в якості помічника. Ви можете додавати замітки, натиснувши наступну комбінацію кнопок Ctrl + Shift + N . Ви побачите, що відразу з’являється якась примітка, подібна до повідомлення, яку ви можете повісити в будь-якому місці.
Спочатку він має жовтуватий тон, як справжній пост-його , але ви можете змінити тон за кольором, який хочете. Тоді ви можете керувати цими нотатками, як вам підходить.
12. Чи можу я створити список розсилки?
Так, це дуже практичний варіант, щоб уникнути необхідності додавати тих самих відправників, що завжди, до списку електронної пошти чи розсилки. У просторі імен виберіть назву вашої групи контактів.
Далі вам доведеться вибрати різних учасників. Ви можете зробити це з книги контактів. Потім Збережіть і закрийте. Ваш список розсилки вже створений, і ви можете надсилати загальні повідомлення, які хочете .
13. Як заощадити простір?
Повсякденна інерція змушує багато разів накопичуватись повідомлення. У розділі Файл у вас будуть різні варіанти, які ви можете побачити, натиснувши кнопку Очищення. Тут ви знайдете Очищення поштової скриньки, Порожню папку видалених елементів та Архів . Використовуйте їх регулярно, щоб тримати все в порядку.
14. Чи можу я використовувати Gmail в Outlook?
Відповідь - так. І це стане в нагоді, якщо ви віддасте перевагу використовувати Outlook для самоорганізації. Відкрийте Gmail і натисніть на розділ Налаштування. Потім на вкладці Переадресація та пошта POP / IMAP виберіть параметр Увімкнути IMAP. Збережіть зміни.
Далі вам доведеться отримати доступ до електронної пошти та ввести інформацію, що відповідає обліковому запису. Ви маєте необхідні дані нижче. Увійдіть у Налаштування облікового запису у Файлі , щоб ввести їх і почати насолоджуватися електронною поштою Gmail у програмі Outlook.
15. Як зробити резервну копію електронних листів?
Резервні копії життєво необхідні, якщо ми хочемо зберегти найважливіші електронні листи. Особливо, якщо ми використовуємо їх для роботи. Виберіть Файл> Відкрити> Імпортувати. Виберіть опцію Експортувати файл. Виберіть файл даних Outlook (.pst) і натисніть кнопку Далі.
Виберіть обліковий запис / папку, для якої потрібно зробити резервну копію, виберіть місце для зберігання файлу та натисніть кнопку OK. Ви також можете захистити його паролем.
16. Як створювати шаблони?
Відкрийте нове повідомлення та напишіть потрібний шаблон. Це повинен бути текст, який ви часто надсилаєте, і в цьому сенсі вам не потрібно буде повторювати. Закінчивши, виберіть Файл> Зберегти як> Зберегти як тип> Шаблон Outlook . Введіть назву шаблону та збережіть.
Щоб використовувати шаблон, у програмі Outlook перейдіть на Домашня сторінка> Нове> Нові елементи> Інші елементи та Виберіть форму . Натисніть Шукати в> Шаблони користувачів у файловій системі. Ви побачите, що папка шаблонів відкривається, і вам потрібно врятувати найбільш підходящу. Виберіть Відкрити, додайте одержувача та надішліть.
17. Як зробити порядок денний більш видимим?
Календар Outlook дуже корисний, але для доступу до нього потрібно виконати певний пошук. Цікавим варіантом є завантаження цього доповнення, яке дозволить встановити порядок денний як шпалери вашого комп’ютера . Таким чином, ви матимете на увазі всі свої зустрічі та завдання. Вона називається Outlook On Desktop і її потрібно завантажити як додаткову.
18. Чи можу я згрупувати повідомлення?
У Gmail ми звикли бачити повідомлення, згруповані за розмовами. Ну, на щастя, в Outlook ви можете зробити те саме. Щоб згрупувати повідомлення, перейдіть на вкладку перегляду та виберіть опцію Показати як розмови. Усередині ви можете "Організувати за" та вибрати різні способи налаштування електронних листів.
19. Чи можу я налаштувати різні подання?
Звичайно. Outlook дозволить вам налаштовувати подання вхідних повідомлень електронної пошти за вашим бажанням. Таким чином, ви можете вирішити, чи хочете ви переглянути попередній перегляд повідомлень, не відкривати їх або вибрати вертикальний праворуч, лівий чи горизонтальний вигляд. Варіантів кілька, тому, щоб перейти до тестування конфігурації, яка найкраще відповідає вашому робочому ритму, найкраще отримати доступ до розділу Перегляд.
20. Що робити, якщо я хочу отримувати повідомлення лише про найважливіші повідомлення?
Якщо ви двоє, які отримують десятки і десятки повідомлень на день, може бути цікаво налаштувати опцію для отримання лише найважливіших повідомлень. Перейдіть у меню Файл> Пошта та перейдіть до розділу Прибуття повідомлення. Ми рекомендуємо налаштувати цей розділ на отримання лише сповіщень про те, що вас цікавить. У той же час у вас буде можливість налаштувати, як ви хочете отримувати сповіщення на робочому столі.