Переміщення по Excel, як риба у воді, є надзвичайно важливим, якщо ви хочете продовжити свою роботу. Хоча правда, що сьогодні у нас є кілька альтернатив для створення електронних таблиць, Microsoft все ще залишається одним із найпотужніших інструментів для створення файлів даних .
Сьогодні ми пропонуємо десять простих, але практичних прийомів Excel, які допоможуть вам освоїти цей корисний інструмент . Або хоча б для початку. Вони допоможуть вам керувати файлами та даними більш спритно і без необхідності ускладнювати себе.
Ось 10 корисних порад щодо освоєння Excel . Ми взяли останню версію Excel 2016 за основу для більшості знімків, хоча більшість порад також працюють із попередніми версіями програми.
1. Переміщення даних
Почнемо з чогось принципового. Передача даних з однієї комірки в іншу . Одна з дій, яку ми виконуємо найбільше під час роботи з документом Excel. Це насправді дуже базовий жест, але той, який слід знати.
Таким чином, якщо нам потрібно перемістити стовпець з усіма даними, які він містить , було б достатньо виділити його та перемістити мишу до краю, поки не з’явиться хрест зі стрілками. Тоді вам просто потрібно перетягнути стовпець, щоб розмістити його в потрібному місці. Якщо ми також хочемо скопіювати ці дані, потрібно буде лише натиснути клавішу Control. А потім перетягніть.
Після того, як ми вибрали стовпець Excel, просто перемістіть курсор до одного з країв, доки не з’явиться перехрестя, а потім перетягніть стовпець
2. Виберіть все
Коли вам потрібно вибрати цілу таблицю даних у Excel, робота може бути дуже громіздкою. Особливо, якщо документ великий. Корисність вибору всього дуже практична при експорті даних до іншої таблиці, наприклад. Єдине, що вам потрібно зробити, якщо ви використовуєте версію до Excel 2016, це натиснути комбінацію клавіш Control + A. Потім ви можете виконати всі дії, які ви розглядаєте (скопіювати, вирізати ...). У випадку використання Excel 2016, ярлик, який працював для нас, - це Control + Shift + пробіл.
Ви також повинні знати, що існує ще швидший спосіб вибрати все, що працює в цих версіях. І це натиснути стрілку, яка знаходиться прямо в куті таблиці Excel (над цифрою 1 і поруч з буквою А). Достатньо всього одного клацання. Це не одна з найрозумніших хитрощів Excel, але це заощадить ваш час.
3. Додайте швидкий доступ до інструменту
Якщо ви регулярно будете працювати з Excel, ви будете знати, наскільки важливо мати під рукою всі інструменти . В іншому випадку витрачається багато часу, і ви витрачаєте більше часу на пошук кнопок і ярликів, ніж на власну роботу. Тоді що ми робимо?
Ну дуже просто. Створіть швидкі кнопки швидкого доступу для інструментів, якими ми користуємось найбільше. В принципі, з рідною версією Microsoft Excel у вас буде три кнопки швидкого доступу , які ви знайдете у верхній частині меню. Це Save, Undo написання та Redo написання.
Щоб змінити або додати нові ярлики, потрібно лише відкрити розділ Файл> Параметри> Панель швидкого доступу . Додайте кнопки, які вважаєте доречними, і видаліть непотрібні вам. Закінчивши, виберіть OK.
Інший варіант доступу до цієї функції - натиснути кнопку зі стрілкою праворуч від швидких командних кнопок. Тоді відкриється контекстне меню з найпоширенішими зверненнями, які ми можемо розмістити. Якщо натиснути "Більше команд ...", ми відкриємо вікно параметрів, про яке ми вже говорили раніше.
4. Обмежує дані, які можна ввести в електронну таблицю
Уявіть, що ви працюєте з даними, і вони рухаються лише в ряду значень. Наприклад, з таблицями цін, максимальне значення яких ніколи не перевищуватиме 10 000. У подібних випадках може бути корисно встановити ряд обмежень на введення даних, щоб попередження з’являлося кожного разу, коли ми виходимо за межі цього діапазону.
Для цього потрібно перейти до опції Дані вгорі, а потім перевірити Дані. На вкладці Конфігурація можна встановити різні обмеження як за допомогою числових значень, так і довжини тексту, який дозволить нам увійти в комірку. Якщо ми ділимося роботою з іншими людьми (або хочемо встановити нагадування), ми можемо включити вхідне повідомлення та налаштувати саме повідомлення про помилку.
5. Сховати ряди
Ще одним корисним трюком Excel, який може дати нам багато користі, є приховування рядків, які ми не хочемо бачити. Це те, що ви можете приховати деякі стовпці з результатами, які не цікаві або які можуть / повинні залишатися приватними . Це особливо корисно при обміні робочим документом, але на якому не важливо бачити “задню кімнату”.
Щоб приховати рядки, найкраще виділити відповідні клітинки, а потім натиснути на комбінацію Control та 9. Ви побачите, що вони миттєво зникають. Якщо ви хочете їх відновити, у вас це досить просто. Вам просто потрібно поєднати наступні клавіші: Control + Shift + 8 . Вони одразу з’являться знову.
Нечіткий вигляд пошуку в Excel 2010
6. Виконайте грубий пошук
Як випливає з назви, нечіткі пошуки - це механізм пошуку елементів чи значень, які нам не зовсім зрозумілі або які ми не пам’ятаємо з точністю. Зазвичай для виконання пошуку в Microsoft Excel тільки повинні натиснути Control + B . Меню негайно активується, щоб ми могли ввести параметри.
Якщо ви не впевнені, що саме шукаєте, можете скористатися знаками запитання та зірочкою . Перший використовується для представлення персонажа, а зірочка може представляти одного або декількох.
7. Додайте в Excel кілька рядків або стовпців одночасно
Вставити новий рядок або стовпець може бути, здавалося б, просто. Але що відбувається, коли нам потрібно додати більше одного рядка чи стовпця, і ми не хочемо витрачати час даремно? Не хвилюйтеся, вам не доведеться повторювати операцію кілька разів. У цьому випадку вам потрібно лише вибрати потрібну кількість рядків або стовпців (у цьому випадку два або більше).
Потім клацніть правою кнопкою миші на виділених рядках або стовпцях. Потім потрібно вибрати параметр Вставити у спадному меню . Миттєво будуть додані рядки або стовпці, ліворуч від вибраного вами.
Перегляд коментарів у програмі Excel 2010
8. Вставте коментар у клітинку
Вставка коментарів у комірку може бути дуже корисною, якщо ми працюємо над спільним документом або збираємось надіслати його комусь. Або навіть якщо, складаючи документ самостійно , ми хочемо включити вказівки для подальших переглядів.
Щоб вставити коментар, досить було б розміститися в комірці, яка нас цікавить, і натиснути клавішу Shift і F2 . Ви побачите, що активовано невелике поле, в яке ви можете включити весь потрібний текст. Змінити розмір цього вікна можна, перетягнувши мишу на одну з граничних точок.
Після того, як ви закінчите з коментарем, він зникне з подання за замовчуванням і буде позначений маленьким значком у самій комірці . Кожного разу, коли ви наводите курсор на нього, курсор знову відображатиметься. До речі, щоб відредагувати або видалити коментар, вам достатньо клацнути правою кнопкою миші та вибрати варіант.
9. Швидко переглядайте
Переміщення в документі Excel із великим обсягом даних може виявитися дуже нудним. Найкраще, що слід зробити в цих випадках, - це скористатися швидким навігаційним комбінацією. Натисніть клавішу Control одночасно з натисканням будь-якої іншої клавіші зі стрілкою на клавіатурі . Ви побачите, що рух швидкий і рухливий. Цікавим у цьому способі переміщення є те, що він робить це лише між клітинками, які мають дані, тому ви швидко перейдете до тих, які порожні.
10. Включіть значення, що починаються з 0
І закінчуємо простим трюком Excel, але дуже корисним у певних випадках. Зазвичай, коли ми додаємо значення, яке починається з нуля, Excel видаляє його. Все, що вам потрібно зробити в цих випадках, - це включити лапку перед першим нулем . Це просто. Після введення числа воно відображатиметься без лапок і з нулем.
Це лише деякі прийоми Excel, які ми можемо виявити, використовуючи програму. Він приховує набагато більше, і зі зростаючим рівнем складності.