Як краще організувати свою поштову скриньку Gmail

Як краще організувати свою поштову скриньку Gmail

Якщо ви використовуєте електронну пошту в Gmail як для роботи, так і для особистих справ, у вашій поштовій скриньці, швидше за все, безлад. Коли ми використовували Outlook, ми звикли створювати папки та більше папок, щоб наші повідомлення були добре класифікованими.

Насправді це створило нам відчуття, що Gmail важче організувати. Але насправді це не так. Електронна пошта Google має у своєму розпорядженні велику кількість інструментів, які можуть допомогти нам (і багатьом) підтримувати пошту в порядку .

Сьогодні ми хочемо дати вам кілька порад. Щоб ваша поштова скринька Gmail перестала бути найгіршим кошмаром . Пішли туди!

gmail вхідні

Налаштуйте свою поштову скриньку

Якийсь час Gmail пропонує нам можливість класифікувати повідомлення за допомогою вкладок. Це надзвичайно важливий варіант, оскільки він залишає (нарешті) повідомлення, що відповідають передплатам, пропозиціям та іншим рекламним переплетенням . І те саме робить із повідомленнями для соціальних мереж та інших сервісів, на які ви підписані.

вії

Перше, що вам слід зробити, це увімкнути ці вкладки. Якщо у вас вони вже є, ви можете додати ще. І для цього вам просто потрібно натиснути кнопку Більше, розташовану в крайньому правому куті лотка. Ви побачите, що ви можете вибрати наступне: Основне, Соціальне, Акції, Сповіщення та Форуми .

Але ви все ще можете налаштувати свою поштову скриньку. І допоможе вам, виділивши найважливіші повідомлення. У опції Вхідні натисніть на маленьку стрілку, щоб вибрати тип папки "Вхідні" .

Виберіть спочатку найважливіше або непрочитане, щоб організувати себе відповідно до своїх потреб . Таким чином, жодне повідомлення електронної пошти не буде втрачено у невизначеному стані.

етикетки та зірки gmail

Використовуйте кольорові ярлики та зірочки

Ви коли-небудь використовували кольорові ярлики та зірочки? Ви знайдете мітки за замовчуванням, і ви можете створити їх у кожному електронному листі. Ви також можете зробити це з лівого боку папки "Вхідні". Натисніть Більше та виберіть Створити нову мітку. Вам потрібно буде назвати його і натиснути на Створити. Тоді ви також можете вибрати колір.

Мітки з’являться в лівій частині сторінки. Таким чином, ви завжди можете побачити всі електронні листи, класифіковані в межах цього тегу .

Інший варіант - кольорові зірки. Усередині папки "Вхідні" можна клацнути ліворуч від повідомлення, щоб виділитися . Якщо у вас відкрито повідомлення, вам потрібно буде лише натиснути кнопку «Більше» та «Виділити». Але що, якщо я хочу інші зірки та кольорові знаки? Натискайте стільки разів, скільки хочете, щоб підняти той, який вам потрібен.

Якщо ви ще не активували кольорові зірки, вам доведеться отримати доступ до розділу Налаштування. Просто натисніть на шестерню (у верхньому правому куті сторінки) і перейдіть до розділу Зірки . Перетягніть зірки, які ви хочете використовувати, до розділу "Використовується". Збережіть зміни внизу сторінки.

фільтри Gmail

Сортувати повідомлення автоматично

Якщо ви вже створили всі необхідні папки та мітки, важливо створити правило, щоб при вході до папки "Вхідні" ці повідомлення класифікувались автоматично. Увійдіть у Налаштування пошти та натисніть на вкладку Фільтри та заблоковані адреси. 

Клацніть на Створити новий фільтр. Вам доведеться ввести параметри, які ви враховуєте. Наприклад, повідомлення від конкретного відправника (або кількох), конкретних тем, ключових слів ... Потім виберіть Створити фільтр . Ви можете вибрати різні варіанти. Закінчивши, натисніть синю кнопку Створити фільтр.

попередній перегляд gmail - -

Увімкнути попередній перегляд

Функція попереднього перегляду - це функція, яка була доступна протягом тривалого часу, але правда в тому, що вона все ще знаходиться в лабораторії Gmail. Він пропонує вам можливість читати повідомлення, не відкриваючи його . Таким чином, якщо у вас є сотні та сотні повідомлень, які потрібно відкрити, ця функція буде чудовою для вас, щоб краще організувати себе.

Щоб увімкнути попередній перегляд, перейдіть у Налаштування та вкладку Лабораторії, знайдіть функцію попереднього перегляду та виберіть Увімкнути. Закінчивши, не забудьте зберегти зміни.

gmail спам

Видаліть непотрібні файли

Якщо ви один з тих, хто отримує багато електронних листів на день, краще почніть видаляти непотрібний вміст. Не втрачайте з виду, що Google пропонує лише 15 ГБ, і ви можете незабаром заповнити їх. У цьому випадку найкраще очистити сміття. Ви також можете очистити спам, оскільки, швидше за все, там накопичуватимуться сотні повідомлень.

Але якщо вас турбують важчі повідомлення, радимо здійснити пошук у рядку із зазначенням "більший" , за ним двокрапка та розмір, який потрібно шукати. Наприклад, ви можете вказати повідомлення розміром до 50 мегабайт "50 м". Єдине, що вам потрібно зробити далі, - це видалити непотрібні повідомлення.

сповіщення на робочому столі

Отримуйте сповіщення на робочому столі

Якщо ви зазвичай працюєте на комп’ютері і не хочете постійно спостерігати за треєм Gmail , вам слід увімкнути сповіщення на робочому столі. Таким чином ви одразу побачите електронні листи, які ви отримали, і можете відкрити їх, якщо вважаєте їх важливими.

Щоб увімкнути цю опцію, перейдіть до розділу Налаштування та перейдіть до розділу Сповіщення робочого столу . Виберіть Увімкнути нові сповіщення електронною поштою, Увімкнути важливі сповіщення електронною поштою або Вимкнути сповіщення електронною поштою.  Збережіть зміни.

розумніші пошуки

Робіть розумніші пошуки

Швидкий пошук потрібних файлів є життєво важливим для просування повсякденного життя. Ви не можете витрачати час на прокручування сторінок електронної пошти вгору та вниз . У вас є різні варіанти звуження пошуку:

  • від: і ім’я та прізвище (якщо хочете), щоб знайти всі повідомлення, які вам хтось надіслав
  • предмет: знайти певний предмет
  • має: вкладення для пошуку повідомлень із вкладеннями. Якщо ви хочете, ви можете поєднати цю опцію з from: та іменем людини, щоб знайти чиїсь вкладення
  • - (тире) для виключення конкретних термінів, якщо ви хочете пропустити конкретні повідомлення, якими ви обмінювалися з кимось або на певну тему
  • АБО: коли ви не знаєте, як шукати, наприклад, з: ana АБО з: jesús
  • "" (Цитати): якщо ви хочете шукати дуже конкретні слова
  • () (дужки) : якщо ви хочете поєднати два нероздільні поняття
  • in: і назва папки, яку потрібно знайти

За допомогою цих порад ви досить добре впорядкували свою поштову скриньку. Тож єдине, що вам потрібно зробити, це застосувати їх на практиці та звикнути до того, як вони працюють. Якщо ви будете слідувати цим порадам, вашій папці вхідних повідомлень у Gmail буде позаздрити ваш район.