Це, мабуть, найдосконаліший поштовий клієнт поряд із Gmail. На відміну від останнього, Outlook.com (неіснуючий Hotmail) має додаток для macOS та Windows, що надає йому додаткову продуктивність, не залежачи від браузерів. У веб-версії Outlook також є низка вдосконалених інструментів, і цього разу ми зібрали деякі найцікавіші.

Перегляд IP-адреси електронної пошти в Outlook та Hotmail

Особливо корисно, якщо ми хочемо знати справжнє походження електронного листа. В Outlook цей процес дійсно простий.

В електронній пошті, яку ми хочемо проаналізувати, ми клацнемо на трьох точках на панелі параметрів, а потім на Переглянути походження повідомлення.

Після натискання на останню програма Outlook відобразить вікно, подібне до того, яке ми можемо побачити трохи вище цього абзацу. У цьому концептуальному меню нам доведеться шукати наступне текстове поле за допомогою комбінації клавіш Command + F, якщо ми працюємо в macOS і Linux, і Control + F, якщо ми працюємо в Windows:

IP відправника

Разом із цим полем ми можемо побачити IP-адресу оригінального електронного листа. Достатньо буде зайти на веб-сайт про місцезнаходження, щоб знайти IP на карті.

Створюйте автоматичні відповіді в Outlook.com

Створюйте категорії для класифікації електронних листів у програмі Outlook

Сьогодні Outlook має два варіанти класифікації електронних листів у лотку клієнта: папки та категорії. Перевага останнього полягає в тому, що ми можемо ідентифікувати різні електронні листи кольорами .

Найпростіший спосіб класифікувати електронний лист - це клацнути правою кнопкою миші на ньому та клацнути на Categorize . За замовчуванням Outlook увімкне ряд категорій на основі кольорів (синя категорія, фіолетова категорія…). Якщо ми хочемо створити власні категорії з унікальними іменами та кольорами, нам доведеться натиснути на опцію Керування категоріями або на Нову категорію .

Перетворіть електронний лист у PDF за допомогою Outlook.com

Чи знали ви, що можете експортувати електронний лист у PDF із власних опцій Hotmail? Цього буде достатньо .

Залежно від операційної системи, параметри дозволять нам вибрати формат експорту. Головне - вибрати PDF замість Print Sheet, щоб зберегти електронне повідомлення у форматі PDF, як ми бачимо на зображенні вище. Ми також можемо надрукувати пошту на будь-якому з підключених нами принтерів.

Створіть правила для автоматизації дій в Outlook

Як хороший поштовий клієнт, Hotmail та Outlook мають цілий набір інструментів, які дозволяють нам автоматизувати дії. В обох додатках ми можемо знайти ці інструменти з назвою Правила. Просто натисніть на шестерню на верхній панелі програми, а потім виберіть Переглянути всі налаштування Outlook .

У розширеній конфігурації Outlook ми натиснемо Пошта і, нарешті, Правила . Тепер нам залишиться лише заповнити дані, щоб створити нове правило. В умові ми вкажемо правило, яке повинно бути виконане, щоб пізніше вказати дію у відповідному розділі. Наприклад, "Коли основний текст повідомлення включає слово" пропозиція " , електронне повідомлення буде відправлено у Смітник" або "Якщо одержувач отримує [email protected], електронне повідомлення буде надіслано до папки" Важливі ".

Синхронізуйте електронні листи Gmail з Outlook

Якщо ми хочемо об’єднати поштову скриньку Gmail із папкою Outlook, програма Microsoft увімкне цю дію за допомогою додаткових опцій. Однак перед тим, як продовжити, нам доведеться зайти на Gmail.com та налаштувати відповідні параметри. У цій статті ми детально пояснюємо всі кроки.

Після того, як ми правильно налаштували Gmail, нам залишиться лише перейти до опції Синхронізувати електронну пошту в розділі Пошта в налаштуваннях Outlook та додати адресу Gmail для синхронізації електронних листів з електронною поштою з Outlook. Щоб знайти електронні листи, Google Outlook створить папку з тим самим іменем, що і наша електронна адреса.

Створіть підпис для повідомлень у Hotmail та Outlook

Підпис - ще один із елементів, який ми можемо налаштувати в Hotmail для подальшої персоналізації наших електронних листів. "Привіт, Марія Белен", "Ви можете зв’язатися зі службою обслуговування клієнтів через номер телефону 612 34 56 78", "Графік роботи з понеділка по п’ятницю з 08:00 до 20:00" ...

Для налаштування цього параметра нам доведеться повернутися до розширеної конфігурації Outlook. У розділі «Пошта», а точніше в опції «Написати та відповісти» , ми створимо персоналізований підпис за зразком, вказаним вище.

Під текстовим полем ми можемо вказати, чи хочемо ми включити підпис у всі електронні листи (відповіді на електронні листи, нитки повідомлень ...) або лише в ті, які ми пишемо з Outlook.com. За бажанням ми також можемо додати до листа зображення та форматування .

Видаліть весь спам та підписки на Outlook одним махом

Це не одиничний випадок. Внаслідок необережності чи простої необережності, поштові скриньки нашого поштового клієнта, як правило, заповнюються рекламою та акціями з незліченних списків, послуг та компаній сторонніх підписок. Щоб видалити всі ці підписки під час обведення, ми можемо звернутися до розширеної конфігурації Outlook .

У розділі Пошта в опції Підписки ми можемо побачити повний список із усіма підписками на списки та послуги. Нам потрібно буде лише натиснути Скасувати підписку, щоб припинити отримувати спам-повідомлення.

Фільтруйте електронні листи за розміром, щоб їх потім видалити в Outlook

Якщо ми хочемо звільнити місце у папці "Вхідні" нашого клієнта Outlook, хороший спосіб продовжити - заснований на використанні власних команд Microsoft . Просто введіть будь-який з текстових рядків, які ми побачимо нижче, щоб відфільтрувати електронні листи за їх розміром.

Ми можемо діяти двома способами: або вказуючи суму МБ, або використовуючи розмір Outlook за замовчуванням.

За заданим розміром

Розмір повідомлення: дуже маленький - листи розміром менше 10 КБ.
розмір повідомлення: невеликий - Електронна пошта розміром від 10 до 25 КБ.
Розмір повідомлення: Середній - Електронна пошта розміром від 25 до 100 КБ.
Розмір повідомлення: Великий - Електронна пошта розміром від 100 до 500 КБ.
Розмір повідомлення: дуже великий - Електронна пошта розміром від 500 КБ до 1 Мб.
Розмір повідомлення - величезний - листи розміром більше 5 Мб.

За точним розміром

розмір повідомлення:- Електронні листи, розмір яких менший за суму, встановлену в N разом з пробільною одиницею. Наприклад, розмір повідомлення: <1 Гб
розмір повідомлення:> N : електронні листи, розмір яких перевищує кількість, зазначену в N. Наприклад, розмір повідомлення:> 123 МБ

Відформатуйте текст у програмі Outlook

Дуже поширена проблема Outlook та інших поштових клієнтів пов’язана з форматуванням успадкування під час написання чернетки. Якщо ми написали повідомлення в альтернативному редакторі (Word, Pages, Google Documents ...), це нормально, щоб воно «прилипало» до оригінального формату.

Щоб написати звичайний текст, нам потрібно буде лише натиснути на три точки Опції на текстовому рядку пошти та вибрати Видалити форматування з вибраним текстом . Формат автоматично зникне.

Найкращі комбінації клавіш для Outlook та Hotmail

Незалежно від веб-версії або настільної версії Outlook, поштовий клієнт Microsoft підтримує велику кількість комбінацій та комбінацій клавіш, за допомогою яких можна автоматизувати певні дії . Давайте розглянемо деякі найцікавіші.

Ярлики електронної пошти Outlook

Створення електронної пошти : Control + N (Command + N)
Надіслати електронне повідомлення : Control + Enter (Command + Enter)
Відповідь на електронне повідомлення : Control + R (Command + R)
Відповісти всім відправникам електронною поштою : Shift + R
Переслати електронний лист : Shift + F
Зберегти чернетку електронного листа : Control + S
Відхилити чернетку електронної пошти : Втеча
Виділити всі повідомлення в електронному листі : Control + A (Command + A)
Видалення всіх повідомлень з електронного листа : Escape
Вставити посилання або гіперпосилання : Control + K (Command + K)

Ярлики вхідних повідомлень Outlook

Відкрийте електронний лист : O або Enter
Закрити електронний лист : Escape
Відкрийте такий електронний лист : Control +. (Command +.)
Відкрийте попередній електронний лист : Control +, (Command +,)
Скасувати останню дію : Control + Z (Command + Z)
Кошик електронного листа : Видалити або Видалити
Постійне видалення електронного листа : Shift + Delete
Створення папки : Shift + E
Позначити електронний лист як прочитаний : Control + Q (Command + Q)
Позначити електронний лист як спам : J
Позначити електронний лист як непрочитаний : Control + U (Command + U)
Архівуйте електронний лист : E

Ярлики навігації Outlook

Шукайте слова в електронному листі : Alt + Q
Показати довідку : Shift + /
Перейти до пошти : Control + Shift + 1 (Command + Shift + 1)
Перейти до календаря : Control + Shift + 2 (Command + Shift + 2)
Перейти до контактів : Control + Shift + 3 (Command + Shift + 3 (
Перейдіть до Завдання : Control + Shift + 4 (Command + Shift + 4)
Перейдіть до папки "Вхідні" : G, тоді я
Перейдіть до Чернетки : G, потім D
Перейдіть до Надіслане : G, а потім S

Original text

Contribute a better translation