Великі та середні компанії мають систему з програмами виставлення рахунків, які допомагають їм ретельно утримувати рахунки та поточні або надзвичайні витрати. Однак маленькі фрілансери зазвичай справляються як можуть. Іноді вони відстежують свої рахунки-фактури в документах Excel. А в гіршому випадку вони можуть навіть виставляти рахунки-фактури простим словом . Це, в кінцевому рахунку, виявляється проблемою.
Перш за все тому, що будь-який фрілансер - яким би малим він не був - повинен вичерпно контролювати свої фінанси. Переконайтеся, що всі ваші рахунки-фактури в порядку, що утримання належним чином розраховано і що, врешті-решт, вони своєчасно отримують та сплачують платежі від постачальників .
В Інтернеті існує незліченна кількість пропозицій щодо програмного забезпечення та онлайн-послуг щодо управління виставленням рахунків. Однак більшість із них пропонують нам безкоштовний пробний час, а потім переходять до платної послуги , що багатьом фрілансерам не завжди легко припустити.
Незалежно від вашої ситуації, якщо ви плануєте організувати рахунки-фактури та добре контролювати свої витрати, сьогодні ми хочемо рекомендувати інструмент, який ми протестували. І це творить для нас чудеса. Він також безкоштовний і не включає жодного пробного періоду та обмежень щодо його функцій.
Selfconta, безкоштовна система для збереження рахунків
Ми спробували та обшукали багато інструментів, але це один із тих, що переконав нас найбільше. Насправді ми вже здійснюємо оплату через Selfconta. Так називається ця система.
Він інтуїтивно зрозумілий, простий у використанні та включає дуже домашні повідомлення та вказівки. Це не проти вас, а навпаки. І це робить, що раз і назавжди завдання складання рахунків-фактур не є випробуванням . Особливо, якщо це те, що вам найбільше подобається у вашій роботі. Тому що у випадку з самозайнятими ви повинні взяти на себе все!
Але почніть використовувати Selfconta вже зараз. Все, що вам потрібно зробити, це зайти на цю сторінку та зареєструватися. Натисніть на Зареєструватися безкоштовно! і введіть свою адресу електронної пошти та пароль. Створивши обліковий запис, ви почнете мати доступ до цього інструмента виставлення рахунків. Також потрібно буде включити ваші дані як фрілансера або компанію , оскільки вони повинні відображатися на всіх ваших рахунках-фактурах.
Коли ви знаходитесь всередині, радимо зберегти адресу //mispapeles.es/login.php у вибраному. Звідси ви матимете прямий доступ до рахунків у будь-який час.
Як розпочати створення рахунків-фактур
Коли ви опинитесь всередині, ви побачите, що у вас немає ні доходів, ні витрат для початку. Це нормально, вас ще не звільнили! Щоб створити перший рахунок-фактуру, натисніть Дохід (перший варіант на верхній панелі). Просто натисніть кнопку Створити.
Відкриється порожня сторінка, і вам доведеться ввести перші дані . Це включає:
- Ім'я клієнта
- Ідентифікатор клієнта / CIF
- Дата (якщо ви не зміните її вручну, з’явиться сьогоднішня дата)
- Номер рахунку-фактури (один буде присвоєно послідовно)
Додайте дані про клієнтів
Якщо клієнт новий, вам доведеться ввести всі їх повні дані. У цьому випадку автоматично активується вікно, і тут ви можете вставити ім'я та поштовий індекс. Якщо клієнт буде ідентифікований в Selfconta , інші дані, швидше за все, будуть додані автоматично. Це може трапитися у випадках великих компаній або вже визначених іншими користувачами Selfconta.
Якщо система не полегшить вам справи, вам доведеться додати DNI / CIF та додаткові дані (країна, провінція, місто, адреса, контактна особа, телефон та електронна пошта). Якщо ви введете електронну адресу, Selfconta буде відповідати за надсилання рахунку-фактури безпосередньо клієнтові (якщо ви вже зробили це замовлення).
Додайте поняття до рахунку-фактури
Тепер продовжимо з концепціями, центральною частиною рахунку-фактури. Тут мають бути вказані послуги чи товари, які ви запропонували своєму клієнту і за які ви отримаєте відповідну оплату. У першому полі потрібно вибрати, чи здійснювали ви продаж товару, чи надавали послугу, чи це дохід від оренди. Хоча ви повинні знати, що тут ви можете створити товар чи послугу, які вам більше подобаються. Ви маєте абсолютну свободу пристосувати його до своїх потреб та потреб вашої компанії.
Далі вам доведеться ввести опис товару або послуги , кількість, ціну за одиницю товару і якщо ви збираєтеся застосувати будь-яку знижку. У кінці цього самого рядка ви побачите, що є два поля для податків. Перший призначений для ПДВ (вибір відповідної ставки, 20, 10, 4 або 0%), а другий - утримання податку на доходи фізичних осіб (1%, 2%, 5%, 7%, 15%, 19% та 24%).
Майте на увазі, що вони повинні застосовуватися до кожної з концепцій, а не в кінці, як це зазвичай робиться у багатьох рахунках-фактурах. Погляньте добре на це, тому що якщо ви цього не усвідомлюєте, ви можете про це забути і в підсумку сформуєте неправильний рахунок.
Система автоматично розрахує відсотки. А також додавання і віднімання всіх необхідних величин . У підсумку ви отримаєте повний рахунок-фактуру, без помилок та з усіма застосованими розрахунками.
Включіть інформацію про систему збору
Внизу рахунку-фактури вам потрібно буде вказати спосіб оплати . Тут у вас є різні варіанти (чек, готівка, кредит, повернення депозиту, вексель, PayPal, прямий дебет, банківський переказ, кредитна картка та банківський переказ). Залежно від обраного вами варіанту потрібно буде вказати банківський рахунок.
Закінчивши, натисніть Зберегти або Зберегти та вийдіть, якщо хочете отримати інший рахунок-фактуру або закрити програму виставлення рахунків. У цьому ж розділі ви можете надіслати клієнту рахунок-фактуру (електронною поштою) або роздрукувати його на папері або для створення PDF-документа.
Як створити періодичні рахунки-фактури
Selfconta включає різні варіанти, щоб зробити цю систему виставлення рахунків більш персональною та практичною. Одним з найважливіших є той, який називається періодичними рахунками . Якщо ви завжди пропонуєте одну і ту ж послугу клієнту і платите за щомісячну послугу, ви можете активувати цю опцію.
Ця функція дозволяє щомісяця надсилати клієнту регулярний рахунок. Таким чином, наприклад, якщо ви виставляєте рахунок 300 євро щомісяця за певну послугу , вам не потрібно буде щомісяця генерувати рахунок-фактуру вручну. Selfconta подбає про те, щоб зробити це з усіма введеними вами даними.
Крім того, вам потрібно буде додати адресу електронної пошти клієнта, щоб система могла її надіслати автоматично. І вам навіть не доводиться з цим мати справу. Щоб активувати цю опцію, перейдіть до однієї зі сформованих рахунків-фактур і прокрутіть униз. Опинившись тут, поставте прапорець біля пункту Зробити повторювані . Більше нічого робити не потрібно.
Якщо ви хочете побачити, які у вас є періодичні рахунки, просто перейдіть до пункту Дохід> Повторні рахунки . Звідси ви зможете виконати всі дії, які ви вважаєте необхідними щодо цього типу рахунків-фактур.
Налаштування рахунків-фактур
Якщо ви хочете, Selfconta також запропонує вам можливість персоналізувати ваші рахунки-фактури. Таким чином, ви можете адаптувати їх на свій смак (естетично) і підібрати поєднання кольорів, які вам найбільше подобаються. Для цього натисніть кнопку Налаштування (це шестірня вгорі праворуч) і виберіть Дизайн рахунку .
Тут ви можете отримати доступ до різних дизайнів , завантажити свій логотип, вибрати комбінацію двох кольорів та двох типів літер, один для заголовків, а інший для тексту. Наприкінці ви також можете вибрати, чи хочете ви додати поля для додаткових даних (Заголовок, Розподіл платежів, Анотації, Відсоток знижки, Відсоток утримання та Телефон). Закінчивши, натисніть кнопку Зберегти.
Як контролювати свої витрати, складати бюджети та накладні на доставку
Якщо ви хочете, ви можете використовувати цей інструмент лише для контролю своїх рахунків-фактур . Особливо, якщо у вас вже є допомога менеджера. Але якщо це не так, і ви хочете повністю контролювати свої фінанси як фрілансер, у вас є можливість додавати витрати в систему. Процедура точно така ж, як і для реєстрації рахунків-фактур.
Тільки в цьому випадку вам доведеться натиснути на розділ Витрати. Натисніть кнопку Створити, щоб додати новий рахунок і виберіть постачальника. Ви можете ввести його так само, як створили клієнта. І повторіть це стільки разів, скільки потрібно.
З іншого боку, ви повинні мати на увазі, що в межах ваших адміністративних та управлінських завдань також буде виконуватися підготовка бюджетів та накладних . Це варіант, який ви знайдете в розділі "Більше". Звідси ви можете створити всі ці документи та підтримувати їх у порядку.
Крім того, ви також можете завантажувати звіти для контролю своїх казначейських витрат . Ви можете завантажити їх у форматі Excel, щоб пізніше керувати ними відповідно до ваших потреб.
Подивіться свої доходи та витрати на графіку
Речі завжди виглядають краще, якщо вони на графіку. І те саме станеться з вашими доходами та вашими витратами. Як тільки ви отримаєте доступ до цього інструменту, ви побачите підсумок усієї вашої фінансової інформації (звичайно, за умови, що ви її ввели). Таким чином, одним поглядом ви можете перевірити наступне:
- Скільки ви виставили рахунок?
- Скільки вони вам винні?
- Скільки ви заробили?
- Скільки ви заплатите ПДВ?
Це допоможе вам уникнути сюрпризів щодо сплати щоквартальних податків. І ви зможете отримати дуже приблизне уявлення - не сказати точно - про гроші, які ви повинні зберегти чи розпоряджатися ними. У верхній частині екрана, трохи вище графіків, ви можете зробити вибір за місяцями, кварталами чи роками .
Якщо ви хочете, ви також можете вказати, які ваші цілі, як у розділі доходів, так і витрат. Вам просто потрібно натиснути кнопку Налаштувати . Буде відображена сторінка з доходами та витратами за весь рік. Просто введіть цифри для кожного з місяців і натисніть кнопку Зберегти. Кожного разу, коли ви відкриваєте інструмент, ви можете перевірити, чи досягли ви своїх цілей.