Чи хотіли б ви, щоб комп’ютер працював у вас під час відпустки? Можливо, ви не зможете змусити його виконати всі завдання, але це може допомогти вам відпочити спокійніше. Якщо ви вирушаєте у подорож (щось досить звичне в цей час року), можливо, ви захочете автоматично повідомити тих, хто надсилає вам електронні листи. Таким чином, коли вони надішлють вам повідомлення, вони отримають відповідь із вибраним вами текстом. Але це може бути щось на кшталт " Я буду у відпустці до сьогодні" ¦ Тим часом ви можете зв'язатися з "¦ "
Що ж, це займе кілька хвилин. Але таким чином ви можете насолоджуватися відпочинком, спокійно залишаючи все пов’язане і добре пов’язане. Просто виконайте наступні кроки »¦
Якщо ви працюєте у компанії, яка має вдосконалений поштовий сервіс, можливо, у вас є опція, вже створена для цієї мети. Використовуючи найпопулярнішу програму електронної пошти, Outlook Outlook, ця опція знаходиться в меню «Інструменти» і називається «Помічник поза офісом». Якщо це ваш випадок, процес набагато простіший і автоматичніший.
Якщо ця опція не відображається в меню Інструменти, ви також можете насолоджуватися нею. Хоча в цьому випадку слід пояснити, що повідомлення буде надіслано автоматично лише після завантаження електронної пошти з Outlook та на тому ж комп’ютері, на якому ви її запрограмували.
Перед виходом, щоб сформувати цю автоматичну відповідь, потрібно виконати такі дії:
1) Напишіть повідомлення з автоматичною відповіддю . Ви створюєте нове повідомлення (виберіть Нове на панелі інструментів або введіть Ctrl + U) і пишете як тему, так і тіло повідомлення, яке буде надіслано всім людям, які пишуть вам під час вашої відсутності. Наприклад, ми можемо сказати щось на кшталт: « З 1 по 15 серпня я буду поза офісом на канікулах. З цієї причини я матиму обмежений доступ до своєї електронної пошти. Якщо це нагальна справа, зв’яжіться з паном Пересом за телефоном XXX або електронною поштою "¦ "
Після того, як повідомлення написано (не забудьте вказати тему, наприклад, "автоматична відповідь" "відсутні у відпустці"), збережіть зміни. Це повідомлення перейде в папку Чернетки. Відкрийте цю папку, виберіть повідомлення (не відкривайте його, просто виділіть його лівою кнопкою миші) і перейдіть до меню Файл і виберіть "Зберегти як" ¦
З'явиться діалогове вікно для вибору імені та розширення файлу. Виберіть ім’я, яке згодом запам’ятаєте. Важливо, щоб у опції «Зберегти як тип» ви вибрали «Шаблон Outlook». Ви даєте його зберегти і переходите до наступного розділу.
2) Створіть правило у своїй програмі електронної пошти . Правило - це автоматична поведінка, яку програма виконує, коли отримує або надсилає певне повідомлення. Це працює як для цього фокусу, так і для багатьох інших можливостей. Наприклад, автоматично видаляти або зберігати повідомлення від людини або з певним текстом у темі в папці.
У меню Інструменти виберіть "Правила та сповіщення". Натисніть кнопку "Нове правило" та виберіть наступні опції "Почати з пустого правила" та "Перевірити повідомлення, коли вони надійдуть". Натисніть Далі.
На кроці 1 ми повинні вибрати умови. Ми збираємось пояснити умови вибору, щоб повідомлення дійшло до цілого світу, але якщо ви хочете надіслати це святкове повідомлення лише певним людям, просто виберіть інші варіанти, щоб налаштувати процес. Виберіть "де моє ім'я в полі Кому або CC" і натисніть Далі. В іншому вікні виберіть "відповісти за допомогою певного шаблону". І натисніть на фразу "певний шаблон", щоб потім вибрати шаблон, який ви щойно створили. Якщо він не відображається у вікні, у спадному меню «Пошук у» ми вибираємо «Шаблони користувачів у файловій системі».
Натисніть Відкрити, а потім Далі, щоб перейти до вікна винятків. Тут ви можете налаштувати деякий виняток на основі численних змінних. Коли закінчите, натисніть Далі. Нарешті, призначте правилу ім’я та виберіть його активувати зараз чи ні. Якщо ви все ще не хочете його активувати, ви можете зробити це пізніше. Нарешті, натисніть кнопку Готово.
3) Ми їдемо у відпустку . Зараз саме час активувати правило, яке ви щойно створили. Поверніться до меню Інструменти та виберіть "Правила та попередження". Створене правило має з’явитися тут. Щоб його активувати, просто виберіть його у полі зліва від лінійки. Натисніть OK і візьміть валізи. Відтепер, коли ви підключатиметесь до електронної пошти, ви автоматично надсилатимете повідомлення про відпустку всім, хто пише вам у ці дати.
Дізнайтеся більше про те, як користуватися помічником поза офісом на цій сторінці від корпорації Майкрософт.