Текстовий процесор Word - один із найбільш широко використовуваних, як для ПК, так і для комп'ютерів Mac. Не завжди доцільно залишати документ відкритим, щоб кожен міг його прочитати та змінити текст. Щоб уникнути цього, користувач може захистити його паролем . Це дуже проста і швидка процедура, яку можна виконати під час створення документа або пізніше. Інша можливість полягає у використанні пароля, щоб заважати іншим користувачам змінювати формат документа ; таким чином він може пройти кілька рук, не змінюючи зовнішній вигляд.
Перш ніж розпочати, кілька загальних попереджень. Важливо пам’ятати пароль , оскільки якщо його забудуть, відновити його буде неможливо. Система використовує паролі з восьми або більше символів; насправді рекомендується працювати з фразами, що складають чотирнадцять символів і більше. Також непогано поєднувати цифри, символи та великі та малі літери в одному паролі. Ось як захистити документ за допомогою пароля в Microsoft Word 2007 .
Щоб встановити пароль для документа за допомогою програми Word 2007 , перш за все потрібно його відкрити. По-друге, вам потрібно натиснути кругову кнопку Microsoft Office , яка знаходиться у верхньому лівому куті, та натиснути « Зберегти як» . У спливаючому вікні виберіть Інструменти, а потім Загальні параметри . Є два варіанти: Відкрити пароль (щоб відкрити документ) та Написати пароль(для збереження змін у документі). Відкритий пароль є найбільш безпечним, оскільки він використовує розширене шифрування. З іншого боку, пароль для написання розроблений таким чином, що ви можете співпрацювати з рецензентами вмісту при підготовці документа; зберегти модифікації зможуть лише ті, хто має дозвіл. Користувач може призначити обидва паролі одному документу; ідеальним є те, що вони різні. Ви можете встановити прапорець Рекомендовано лише для читання, щоб не допустити випадкового редагування файлу рецензентами. Тоді вам потрібно натиснути OK . Потім вам доведеться ввести паролі, щоб підтвердити їх, і натиснути кнопку ОК . Потім натисніть Зберегти. На закінчення система запитує, чи бажає користувач замінити існуючий документ, і необхідно натиснути Так .
З іншого боку, можна обмежити зміну формату . Для цього виберіть вкладку Перегляд і в групі Захистити документ (праворуч угорі) виберіть параметр Обмежити форматування та редагування . У розділі Форматування обмежень на панелі завдань виберіть Захист документа та встановіть прапорець Обмежити форматування для вибору стилів. Потім натисніть Настройки, щоб вказати стилі, які інші користувачі можуть змінити або застосувати. У Стилях необхідно переконатися, що прапорецьОбмежте форматування лише вибраним стилем . Далі потрібно активувати прапорці біля кожного зі стилів, які потрібно дозволити в документі. У форматі Формат потрібно також активувати наявні прапорці поруч із потрібними типами формату. Потім натисніть OK .
Може трапитися так, що з’явиться повідомлення із попередженням про те, що документ може містити непідтримувані типи та стилі форматування. У такому випадку є дві можливості. Перший - натиснути Так, щоб видалити непідтримувані стилі та формати. Інший - натиснути Ні, щоб зберегти їх; Це означає, що інші користувачі не зможуть ними користуватися під час редагування документа.
Наступним кроком є вхід у розділ « Почати застосування» та натискання опції « Так, застосовувати захист» . Щоб призначити пароль, який запобігає видаленню захисту, потрібно ввести його у полі Ввести новий пароль, а потім підтвердити.